こんばんは。インフルエンザ予防接種を受けたら頭がぼんやり、ころすけ(@wg_koro)です。
仕事って終わりがないですよね。この終わりの無い世界で、よい道具を見つけました。それは「タスク管理」。
タスクとは
自分がやらなければならないことをタスクといいます。人によってはTODOとも言いますね。これらをまとめて管理するのがタスク管理です。
タスク管理を行うメリット
一生懸命仕事をやっているんだけど、何故か定時内に終わらない！！！
手を抜いているわけではないのに、あちこちからしょーもないツッコミ受けまくって凹む orz
こんな状況から救ってくれるのがタスク管理。底なし沼のような世界から一気に抜け出すことができます。
なぜ泥沼から抜け出せるのか？
「何故抜け出せるのか」を書くよりも「何故泥沼に沈んでいるのか」を分析したほうが分かりやすいでしょう。
ちょうど、自分の知り合いが頭までどっぷりと泥沼に浸かっています。彼には下記のような特徴があります。
- やるべきこと(タスク)をリストアップしていない
- タスクの優先度を決めていない
- タスク実施期限を(自分の中で)決めていない
- やったこと(完了済みのタスク)の資料を残していない
この特徴を持っている方はほぼ例外なく泥沼にハマっています。逆に言えば、これら4つのポイントを改善すればすぐに泥沼から抜け出せるということです。
タスク管理とは、この４つを改善して運用することです。この4つを改善するとどうなるのか、一つずつ見ていきましょう。
1.やることをリストアップしていない
彼はやるべきことをリストアップしていません。
リストアップしていないので、忙しくなってくると最初に引き受けた仕事を忘れます。仕事は覚えているんだけど大事な部分を忘れる、ということも多々あります。おかげで周りから「言ったじゃん！」とツッコまれまくり。
まずタスクをリストアップしましょう。そうすることで、しょうもない物忘れは無くなります。余計なツッコミもなくなります。
2.優先度を決めていない
彼はタスクの優先度を決めていません。
行き当たりばったり。このため急ぎの仕事が横から入ってきても全体の予定を組み直すことができません。
結果、今やらなくていいことが先に仕上がり、重要な仕事に費やす時間が足りなくなります。足りない時間でやろうとすると質が下がります。ツッコミをくらいます。
優先度が決まっていれば「これとこれはすぐにやって、こいつは後回しでOK」と、全体を素早く組み直すことができます。無駄に時間を費やすことがなくなります。勤務時間が少なくなる！ヒャッホウ！
3.タスク実施期限を決めていない
タスクを実施する期限・期間を決めていない場合、人は「まとまった時間」を作らなくなります。あらゆるタスクを「いつかやればいいや」と後回しにしてしまいます。
はい、もうお分かりですね。気づいたら締め切り間際。時間が無い。仕上げる。やっつけ。質が低い。
予め「この期間にやろう」と時間を確保しておきましょう。そうすれば、その仕事に十分なリソースを費やすことができます。必要の無い「質の低下」を防止できます。
4.やったことを残していない
自分の仕事の場合、100%新しい仕事が入ってくることというのは希です。必ず、何かしら過去にやったこと、身につけたことの延長線上にゴールがあります。
さてさて。こういった状況で「自分がやった重要なこと」を残していないとどうなるでしょうか？
自分が「何となく」でも覚えていれば問題ありません。しかし完全に忘れている場合、過去に何をやったか調べ直す必要があります。その時間、どれくらいかかりますか？1時間ですか？2時間ですか？一日に働く時間は何時間ですか？
時間がいくらあっても足りなくなります。
「1年後の自分は、これと同じことを資料無しでできるだろうか？」と考えてみましょう。自身が無い場合、それは書き残しておくべきです。自分が将来の自分宛に書くものであれば、1年後に見た時に「分からない！」とはならない・・・はずです。ええ、多分。
タスク管理とは
いかがでしょうか。このように、タスク管理とは自分がハッピーになるための手段です。
え、面倒くさい？
自分はタスクを忘れて怒られたり、無駄に時間を費して帰れないことのほうがよっぽど面倒くさいしイヤです。
タスク管理でややこしいことはさくっとやっつけて、自分の時間をがっつり確保しましょう(・∀・)！