Memo, 生活

GTDを使ってみたらストレスがマッハで軽減した


昨年末、仕事やプライベートでやりたいこと/やること/考える事/etcが増えすぎて行動がものすごく鈍重になってました。メモリ不足のPCのような感じ。これによってストレスがたまりまくり。ぐぎぎ…

これじゃイカン、と一念発起。昔挫折した整理術のGTDを再度試してみることに。何故一度挫折したGTDなのかというと、GTDは「心理的な負担を減らすこと」を主な目的としていて、今のストレス貯まりすぎ状態にピッタシだったから。

以前はネット上で集めた知識だけで試して失敗したので、今度はきちんと本を買って読んで実行してみた。その結果、始めてまだ2ヶ月くらいだけど格段にストレスが減った( ゚Д゚ )!びっくり!!以前と大違い!

以前の自分のように心に余裕が無い人、仕事たまりすぎでストレスマッハな人にちょっと試してみて欲しいなー。

…てことで、今回はGTDについて自分なりに解釈したことをまとめてみようと思います。自分が実際に行っている方法は次のエントリにまとめます。
追記:書いた → RedmineはGTDにもピッタシだった

GTDとはなんぞや?

タスク/仕事整理術の一種。「GTD」で検索すると大量に情報が出て来ます。 以下、wikiから抜粋。

GTD(Getting Things Done)とは個人用のワークフローの管理手法である。

「ナレッジワーカー(知識労働者ないし頭脳労働)の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。

心理的な負担を減らすことを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。

基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すものである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。

「頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし」…って分からん。どういうことよ?

「全部を覚えなくてもよくなる」って感覚、分かりづらいですよね。でも何となくよさげなのは分かる。…実は、多くの人は、意識していない/気づいていないだけで、この感覚を知っています。それは「スケジュール」。

例を出しましょう。

あなたは今から2ヶ月後の3月22日に、両親と食事をすることになりました。
場所は新宿の○△というお店。
集合場所はJR新宿駅南口改札、18:30。

さて、これらのことが決まったらあなたはどうしますか? 2ヶ月間、頭に全部記憶しておく?どこにも書き出さずに?…そんなことはしないでしょう。多分、カレンダーや手帳のスケジュール帳などに詳細を書き込むはずです。

では詳細を書き込んだ後は?

「3月22日、南口で…」という詳細を2ヶ月間、頭の中に残しておきますか?忘れるか、概要を何となく覚えている、というレベルまで記憶の優先度を下げるはずです。細かいことはカレンダー(あるいは手帳)を見ればいいのですから

覚えて無くてもいいや、あとでカレンダー見ればいんだし」という状態。これが「全部を覚えていなくてもよい」状態です。日頃から皆さん経験していると思いますが、いかがですか?

「覚えてなくてもよい」状態を、スケジュールだけでなく、全てのタスクに対しても作り出すこと。その時覚えてなくてもよいことは頭の中から放り出して、その瞬間必要な物事に全力で集中できるようにすること。これがGTDの目的です。

OK、なんとなく良さそうなのはわかった。で、どうやればいい?

GTDのやり方は検索すればたくさん出て来ます。…といってしまうと不親切極まりないので、自分がやっている手順を説明しておきます。

必要な道具:
携帯や手帳
自分が普段から触っているものがいいです。特に初めての場合。GTDは「考え方」なので道具を問いません。普段から手帳にスケジュールなどを書き込んでいる人は手帳を、手帳は使わず、携帯に全部入れている人は携帯を使いましょう。

携帯の場合、ローカルにインストールされているメモ的なアプリでもいいですが、Evernoteなど、複数箇所から簡単に同期できるものを使う方があとあと楽になります。

自分になじんでいるものを使ってみて、「これだけじゃ足りないな…」と思った時にGTD専用ツールなどを使うようにするといいです。

手順:
手順はとってもシンプル。下記を上から順番に行います。

  1. 収集
  2. 処理
  3. 整理
  4. レビュー

1. 収集

ありとあらゆるタスク、気になっていること、将来やりたいこと、など、心にひっかかっているありとあらゆることを集めます。「忘れてもよい」状態にするには、後で必ず思い出せる状態にすること。すなわち予め全てを書き出しておくことが絶対に必要です。

自分が書き出したものの例をいくつか挙げておきます。

  • Vim本読む
  • 舞台 銀河英雄伝説ってのがあるらしい
  • Win7を家のデスクトップにインスコする?
  • ヒートテック買う
  • エンジニアとして、将来どうする?
  • 大掃除

こういった、気になっているもの、やろうとしているもの、やらなきゃいけないもの全てをリストアップします。

初めてリストアップする際、GTDのトリガーリストを使ってみて下さい。色々思い出すはず。
GTDに役立つトリガーリスト – ITmedia Biz.ID
※この他にも大量にありますが、とりあえずは↑のリストを眺めて見て下さい。

2. 処理

手順1で集めた「気になること」に対して、何をどうすべきか考え、処理していきます。

整理区分は下記の通り。

  • いつかやるリスト
  • 資料
  • プロジェクト
  • 連絡待ち
  • カレンダー
  • 次にやる
  • ゴミ箱
  • 2分あればできそう → 区分分けせず、今すぐ実行!
  • いつかやればいいや → いつかやるリスト
  • 特にアクション起こす必要はないけど、後で参照するかも → 資料リスト
  • 他の人からのアクション待ち → 連絡待ちリスト
  • 特定の日に/特定の日までにやる → カレンダーリスト
  • この後すぐにやる → 次にやるリスト
  • プロジェクト → 2つ以上の手間が必要なもの。例えば「大掃除」とか。大掃除は窓を磨く、不要雑誌を捨てる、トイレ掃除、など下に複数のタスクがぶらさがりますよね。こういったものは全てプロジェクトにします。
  • ゴミ箱 → やっぱりやんなくていいや

・・・と、ここまでが、あちこちで説明されている区分け。
でも経験上、これだけでは不十分。下記が自分が使っている区分です。

  • いつかやるリスト (極論、やらなくてもOKなもの)
  • 暇な時にやるリスト
    • PC/Mobile -PCやスマホがあればできるもの
    • 仕事 -職場じゃなければできないもの
    • 家 -家じゃないとできないもの
    • いつか読む -読みたい本、気になっている本
    • どこでも -どこでもできること
  • 資料
  • プロジェクト
  • 連絡待ち
  • 電話/メール -連絡しなきゃいけないこと
  • 協議事項 -2人以上で決める必要があるもの
  • 買い物/雑用
  • カレンダー
  • 次にやる
  • 読んだ -読んだ本はこちらに移動。
  • ゴミ箱 -必要無いタスクはこっち。
  • 終了 -終わったタスクはここに移動。後で済んだタスクを眺めてニヤニヤしましょう

「今じゃなくていいや」的なものは「いつかやる」に入れちゃいそうですが、このリストはすぐに「やらなくていいや」に変化します。 「今じゃないけど時間のあるときに必ずやる」という項目は「暇なときにやるリスト」に入れるようにします。

3. 整理

2で分けた内容を、自分の記憶媒体(手帳、携帯など)へ落とし込みます。

…以上が主な流れになります。
あとは、区分けした内容に沿って実行するだけ(・∀・)!

4. レビュー

作成したリストを見直す作業、それがレビューです。

  • 昨日重要だったタスクが、今日になったら状況が変わって必要無くなった
  • 調べようと思ってた内容は、興味がなくなって必要なくなった
  • いつかやろうと思ってた内容は、すぐにやらなきゃならなくなった

などなど、状況は刻一刻と変化します。この状況の変化に対応するためにレビューを行います。

レビューの頻度はよく次のように説明されています。
「レビューは週に一回やりましょう」
が、個人的には、決めなくてもいいんじゃないかな、と思ってたり(・ω・)

リストを見ていると
「あれ、これは『いつかやる』じゃなくて『カレンダー』じゃないか?ということは、関連したこっちも『カレンダー』じゃね?」
と、リストが最新じゃないことに気づくことがあります。その時がレビューのタイミングです。時間がない時は「よし、帰ったらリスト見直さなきゃ」と、レビューがやりたくなりますw

厳密に「この日にレビューする」と決めなくてもOKだと思います。

まとめ

さて、文章で長々と説明してきましたが、実際にやってみると意外と手間はかかりません。いやまじで。…ああ、まぁ初回だけ大変ですが。一度全部書き出してしまえば、後は項目を追加していくだけなので、かかる手間はどんどん少なくなっていきます。

え、そんな手間かけている暇なんて無いよ?

暇が無い時だからこそ、性能をフルに発揮してタスクを片付ける必要がある、と考えてみてはいかがでしょう。

プライベートのことだけ/仕事のことだけGTD使っちゃだめ?

駄目ではないですが、心は「全部出力しきったかそうでないか」を察知しています。全部出し切っていない場合、結局不安になってしまいます。「忘れてもいい」境地にたつのは難しいんじゃないかな…(・ω・)

やってみたけど「忘れてもいい」という境地に立てない!

以前の自分がそうでした。これは「外部に全てを出し切っていない、預けきっていない」証拠です。どんな小さなこと、大きなこと何でもいいです。全て、書き出してしまいましょう。上で説明したトリガーリストでも出てこない場合、「GTD トリガーリスト」で検索してみて下さい。もっと細かいリストが出てきます。

緊急の仕事がまいこんできたんだけど役に立つかな?!

大丈夫だ。問題無い。すべきことがきちんと整理されていれば「これとこれは後回しでOK。よしやろう」と優先順位を素早く建て替えて、持ち直すことができるはず。

GTDはこれで全て?

いいえ。さらに発展させていくと、もっと大きなレベルで物事を考えていける・・・ようになるらしい。自分もなかなかそこまで行けませんが…。

今回紹介したのは、基本となる身の回りの整理術です。

GTDの整理方法はボトムアップの方式です。身の回りをきちんと整理できた時、初めてもっと上のレベルのことを考えられるようになる、といった考えになっています。「尻に火がついているって時に、将来の夢なんか考えられるか!」という時は落ち着いて、まず「尻についた火」を鎮火しましょう

もっと上のレベルに関しては、GTD本を読んでみてください(・∀・)
下手な文章での紹介でしたが、興味が出た人は是非やってみて下さいね!ストレスが大分減りますよ!

続きはコチラ → RedmineはGTDにもピッタシだった
タスク管理を「とりあえずお手軽に」やってみたい方はこちらをどうぞ → タスク管理に挫折したヤツはとりあえずこれだけをやってみろ

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2012年01月23日 | Posted in Memo, 生活No Comments » 

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